TL;DR

Votre facturation Excel atteint ses limites ? Fichiers dispersés, erreurs, relances oubliées, impayés qui traînent... Avec Airtable et quelques automatisations simples, vous pouvez mettre en place un système fiable avec suivi en temps réel et relances automatiques, sans tout chambouler.

Pourquoi Excel devient un problème pour la facturation

Mardi matin.

Votre comptable vous appelle : "Il manque la facture du client Dupont." Vous ouvrez le dossier partagé : Factures_2024.xlsx, Factures_2024_v2.xlsx, Factures_NOV_final.xlsx... 10 minutes plus tard, vous la retrouvez. Dans le mauvais fichier évidemment.

La plupart des PME gèrent leur facturation sur Excel. Et ça fonctionne... jusqu'à ce que ça ne fonctionne plus.

Les signes avant-coureurs :

• Plusieurs versions de fichiers qui coexistent

• Factures envoyées en double (ou pire, oubliées)

• Relances clients faites au feeling

• Aucune visibilité claire sur les impayés

Dans cet article, on va voir pourquoi Excel atteint vite ses limites pour la facturation et comment mettre en place un système fiable avec Airtable, sans révolutionner toute votre organisation.

Les 5 signes qu'Excel ne suffit plus

1. Vous avez plusieurs fichiers qui ne sont jamais synchronisés

Le fichier du commercial, celui de la comptable, celui du dirigeant. Lequel est à jour ? Personne ne sait vraiment.

2. Vous n'avez pas de statuts fiables

"Cette facture, elle a été envoyée ou pas ?" devient une question récurrente. Et la réponse nécessite de fouiller dans les emails.

3. Les relances se font à la main (ou pas du tout)

Vous notez mentalement : "Il faut relancer le client X." Mais avec la charge de travail, ça passe souvent à la trappe.

4. Impossible de filtrer rapidement

Vous voulez voir toutes les factures impayées du trimestre ? Il faut chercher manuellement ligne par ligne.

5. Tout repose sur une ou deux personnes

Si votre comptable part en vacances, personne d'autre ne s'y retrouve dans ses fichiers. C'est un risque opérationnel réel.

Résultat : du temps perdu, du stress et du cash qui tarde à rentrer.

Ce qu'un bon outil de facturation doit permettre

Pas besoin d'un ERP à 50 000€. Pour une PME, un bon outil de facturation doit juste faire 5 choses efficacement :

Centraliser toutes les factures au même endroit

Fini les 10 fichiers Excel dispersés. Une seule base de données accessible par toute l'équipe concernée et avec l'historique complet de chaque facture.

Afficher les statuts en temps réel

Brouillon, Envoyée, Payée, En retard... Vous savez exactement où vous en êtes d'un coup d'œil. Plus besoin de vérifier manuellement dans vos emails ou votre compte bancaire.

Filtrer intelligemment

"Factures impayées du mois dernier", "Toutes les factures du client X", "Tout ce qui est en retard de plus de 30 jours"... En 2 clics.

Relancer automatiquement

Facture impayée depuis 15 jours ? Email de relance automatique envoyé. À J+30 ? Deuxième relance avec un ton plus ferme. Vous ne ratez plus rien.

Rester simple d'utilisation

Si votre équipe doit suivre une formation de 3 jours pour comprendre l'outil, il y a un problème. Le système doit être intuitif dès le premier jour.

C'est exactement ce que permet Airtable quand il est bien configuré.

Comment ça marche concrètement ?

Le processus avant (manuel)

1. Commande reçue → Vous créez la facture dans Excel ou Word (10 min)

2. Envoi → Vous l'envoyez manuellement par email (2 min)

3. Suivi → Vous mettez à jour votre fichier de suivi (5 min)

4. Vérification → 15 jours après, vous vérifiez si elle a été payée (3 min)

5. Relance → Si impayé, vous rédigez et envoyez une relance (5 min)

Total : ~25 minutes par facture.

Sur 50 factures par mois, ça représente 20 heures de travail dont la majeure partie pourrait être automatisée.

Le processus après (automatisé avec Airtable)

1. Commande reçue → Vous créez l'enregistrement dans Airtable (2 min)

2. Génération → Facture générée automatiquement au format PDF

3. Envoi → Email envoyé automatiquement au client avec la facture en PJ

4. Suivi → Statut mis à jour automatiquement dès réception du paiement

5. Relance → Email de relance automatique si impayé à J+15, puis J+30

Total : 2 minutes de votre part pour la création initiale.

Le reste tourne en pilote automatique.

Ce qui change vraiment

Avant : Vous passez votre temps à créer, envoyer, suivre, relancer manuellement chaque facture.

Après : Vous validez juste que tout roule correctement. Le système fait le reste pendant que vous vous concentrez sur votre activité.

Comment automatiser votre facturation avec Airtable

Centraliser les données dans une base unique

Airtable devient votre source de vérité unique pour :

• Les informations clients (nom, email, adresse)

• Toutes les factures (numéro, montant, date)

• Les échéances de paiement

• Les statuts en temps réel

Plus besoin de jongler entre plusieurs fichiers.

Structurer les statuts clairement

Par exemple :

• Brouillon : Facture en cours de création

• Envoyée : Facture transmise au client

• Payée : Paiement reçu et confirmé

• En retard : Échéance dépassée, à relancer

Résultat : Visibilité immédiate sur votre situation financière.

Automatiser les actions clés

Avec Make (ou les automatisations natives d'Airtable) :

Automatisation 1 : Création et envoi

• Nouveau statut "Envoyée" → Génération PDF → Email au client

Automatisation 2 : Relances intelligentes

• Facture impayée depuis 15 jours → Email de relance douce

• Facture impayée depuis 30 jours → Email de relance ferme

• Facture impayée depuis 45 jours → Notification à l'équipe dirigeante

Automatisation 3 : Notifications internes

• Facture payée → Notification Slack à la comptable

• Facture en retard → Alerte dans le dashboard

Tout se fait sans intervention manuelle.

Créer des vues métier adaptées

Chaque membre de l'équipe voit ce qui le concerne :

Vue "Factures à relancer" → Pour le commercial

• Filtre : Statut "En retard"

• Tri : Par ancienneté décroissante

Vue "Factures du mois" → Pour la comptabilité

• Filtre : Date du mois en cours

• Groupement : Par client

Vue "Tableau de bord" → Pour la direction

• Vue Kanban par statut

• Total des impayés en temps réel

• Graphique d'évolution mensuelle

Chacun travaille avec sa propre interface sur la même base de données.

Cas concret : PME de services (15 personnes)

La situation initiale

Entreprise de service de dépollution, 15 collaborateurs, ~60 factures/mois.

Avant automatisation :

• Facturation manuelle dans Excel : 6h/semaine

• Relances clients : 3h/semaine (avec des oublis réguliers)

• Visibilité sur les impayés : Fichier Excel mis à jour "quand on a le temps"

• Erreurs : 2-3 factures oubliées ou envoyées en double chaque mois

• Délai moyen de paiement : 45 jours (beaucoup de relances tardives)

Impact :

• ~9 heures par semaine perdues sur de l'administratif

• Trésorerie tendue à cause des retards de paiement

• Stress permanent sur le suivi

La solution mise en place

Outil déployé : Airtable + Make pour les automatisations

Structure :

• Base "Clients" avec toutes les coordonnées

• Base "Factures" liée aux clients

• Champs : Numéro, Montant, Date d'émission, Échéance, Statut

• Templates d'emails pour les envois et relances

• Dashboard avec vues personnalisées par équipe

Automatisations configurées :

1. Création facture → Génération PDF automatique

2. Statut "Envoyée" → Email client avec facture

3. J+15 après échéance → Relance automatique douce

4. J+30 → Relance ferme + notification interne

5. Statut "Payée" → Notification comptabilité

Temps de mise en place : 3 semaines (audit, configuration, formation)

Les résultats 3 mois après

Temps gagné :

• Facturation : 6h → 45 min/semaine (- 87%)

• Relances : 3h → 0h (100% automatique)

• Visibilité : Temps réel via dashboard personnalisé

Impact business :

• Zéro facture oubliée depuis le lancement

• Délai moyen de paiement : 45 jours → 32 jours (grâce aux relances systématiques)

• Trésorerie : +15% de cash disponible en moyenne

• Satisfaction équipe : "On ne se pose plus de questions, tout est clair"

ROI :

• Investissement total : 3 500€ (setup + formation)

• Économie mensuelle : ~1 500€ (temps + retards de paiement)

• Amortissement : 6 semaines

Faut-il remplacer son logiciel de facturation ou de comptabilité ?

Réponse courte : Non, pas forcément.

Dans la majorité des cas :

• Airtable complète vos outils existants, il ne les remplace pas

• Votre comptable garde son logiciel de compta préféré

• Votre banque reste la même

• Vos outils financiers ne bougent pas

Ce qui change :

Vous gagnez en efficacité opérationnelle côté gestion et suivi, sans toucher à votre stack comptable et financière.

Airtable devient :

• Votre outil de pilotage de la facturation

• Votre interface de suivi en temps réel

• Votre moteur d'automatisation des relances

Votre logiciel de compta reste :

• Votre outil de saisie comptable officielle

• Votre source pour les déclarations fiscales

• Votre archive légale

Les deux cohabitent très bien. Un export automatique permet de faire le lien entre les deux systèmes.

L'objectif n'est pas la révolution, c'est l'efficacité.

Prêt à automatiser votre facturation ?

La facturation est souvent le meilleur point d'entrée pour l'automatisation en PME. Pourquoi ?

✅ Processus clair et répétitif → Facile à automatiser

✅ Gains visibles immédiatement → Dès la première facture automatisée

✅ Impact direct sur la trésorerie → Moins d'impayés grâce aux relances systématiques

✅ ROI rapide → Généralement atteint en 1 à 3 mois

Avec Airtable et quelques automatisations bien pensées, vous pouvez passer d'Excel à un système fiable et évolutif en 2-3 semaines, sans tout chambouler dans votre organisation.

Vous gérez encore votre facturation sur Excel ?

Un audit rapide (30 minutes en visio) permet d'identifier les automatisations les plus simples à mettre en place pour votre cas spécifique.

On fait le point sur :

• Votre processus de facturation actuel

• Les points de friction principaux

• Les gains de temps réalistes pour votre situation

• Le budget et le planning adaptés

📞 Réserver un appel gratuit

Sans engagement. Juste un échange sur votre situation et les solutions possibles.